Tietosuojaseloste

Tämä on Euroopan Unionin yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) mukainen tietosuojaseloste.
Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan H. A. Forest Oy:n henkilö- ja asiakasrekisterin sisällöstä ja käyttötarkoituksista.

Rekisterinpitäjä, Y-tunnus ja yhteystiedot

H. A. Forest Oy
Y-tunnus 1716000-0
Minna Ahola
minna.ahola(@)haforest.fi
Henkilötietoihisi liittyvissä asioissa voit ottaa yhteyttä
Minna Ahola
minna.ahola(@)haforest.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja perusteet

Tämän tietosuojaselosteen on tarkoitus tarjota sinulle, tietosuojalainsäädännön tarkoittamalle
rekisteröidylle tietoa siitä, miten H.A.Forest Oy:ssä käsitellään henkilötietojasi. Yksityisyytesi ja
henkilötietojasi suojaaminen on H.A.Forest Oy:lle tärkeää. Siksi autamme sinua kaikissa
tietojesi suojaamiseen ja oikeuksiesi toteuttamiseen liittyvissä asioissa.

Henkilötietoja kerätään ja käsitellään, jotta voidaan toimia työnantajana/palkanmaksajana,
tuottaa palveluita asiakkaille ja vastata yhteydenottopyyntöihin.

Henkilötietojen käsittely perustuu työ- ja asiakassuhteeseen, sopimussuhteeseen, tai muuhun
lainsäädännössä mainittuun oikeutettuun perusteeseen. Käsittelemme henkilötietoja noudattaen
voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä sekä hyvää tiedonhallinta- ja käsittelytapaa.

Henkilötietoja käytetään työsuhteen ja lainsäädännön sekä viranomaisten määräyksiin ja
ohjeisiin perustuvien velvoitteiden hoitamiseen esim. palkanmaksu. Asiakassuhteessa
henkilötietoja käsitellään, jotta sopimuksen mukaiset työsuoritteet voidaan tuottaa.

Tämä tietosuojaseloste velvoittaa myös osaurakoitsijoita ja heidän henkilöstöään.

Rekisterin tietosisältö ja tietolähteet

Käsitellyt tiedot voidaan jakaa työntekijän ja asiakkaan antamiin tietoihin.

Työntekijän antamat tiedot
henkilötiedot, yhteystiedot, palkan maksuun/työterveyshuoltoon liittyvät tiedot
Asiakkaan antamat tiedot
yhteystiedot, kiinteistöjen tiedot
Yhteydenotto-lomake
asiakkaan antamat yhteystiedot, palvelupyyntökuvaus
Henkilötietojen suojaaminen

Kaikki henkilötiedot on suojattu asiattomalta pääsyltä ja vahingossa tai laittomasti tapahtuvalta
tietojen hävittämiseltä, muuttamiselta, luovuttamiselta, siirtämiseltä tai muulta laittomalta
käsittelemiseltä. Kaikkea pääsyä henkilötietoihin valvotaan hyvien käytäntöjen mukaisesti.
Tilitoimiston, asiakkaan ja osayrittäjien kanssa on tehty erillinen tietojenkäsittelysopimus. Myös
työterveyshuollon kanssa on erillinen sopimus tietojen käsittelystä.

Tietojen siirto EU/ETAn ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Palvelimet, joilla
tietoja säilytetään, on suojattu tietomurtoja ja palvelunestohyökkäyksiä vastaan.

Sosiaalinen media

Verkkosivuilla voi olla linkkejä ja yhteyksiä kolmannen osapuolen verkkosivustoihin sekä niin
sanottuja sosiaalisen median liitännäisiä (esimerkiksi Facebook). Sosiaalisen median
liitännäisten käyttäminen voi lähettää tunnistettavaa tietoa kyseisille sosiaalisen median
palveluntarjoajille. Liitännäisen avatessasi saatat sallia kolmansien osapuolten internetsivujen
evästeiden tallentumisen tietokoneellesi, jolloin näiden hallinnoijat voivat seurata sivun käyttöä,
mikäli olet kirjautunut kyseisen palveluntarjoajan sosiaaliseen mediaan. Näihin sivustoilla ja
palveluissa oleviin kolmannen osapuolen tarjoamiin palveluihin tai kolmannen osapuolen
välittämiin sovelluksiin sovelletaan kolmannen osapuolen yksityisyys-, käyttö- ja muita ehtoja. H.
A. Forest Oy:llä ei ole määräysvaltaa tällaisiin kolmansien osapuolten internetsivuihin, eikä H.
A. Forest Oy ole vastuussa mistään niillä julkaistusta materiaalista tai niiden käytöstä. Kaikilla
henkilöillä on aina mahdollisuus estää, hallinnoida sekä poistaa evästeitä selaimesi tai
mobiililaitteesi asetuksien kautta.

Tietoturva ja rekisterin suojauksen periaatteet

Käytämme tarpeellisia teknisiä ja organisatorisia tietoturvakeinoja henkilötietojen suojaamiseksi
oikeudetonta pääsyä, luovuttamista, hävittämistä tai muuta oikeudetonta käsittelyä vastaan.
Rekisterin käyttöoikeus on vain määritellyillä henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään.
Henkilötietoja käsitteleviä henkilöitä sitoo salassapitovelvollisuus. Tiedot on kerätty
tietokantoihin ja järjestelmiin, joihin vaaditaan käyttäjätunnus ja salasana, ja tiedot on suojattu
teknisesti palomuurilla.

Manuaalisessa muodossa olevia tietoja säilytetään ulkopuolisilta lukituissa tiloissa ja tuhotaan
tietoturvallisesti.

Rekisteröidyn oikeudet

Tietojen keräämiseen ja käsittelyyn voi vaikuttaa usein eri tavoin:

Tietojen tarkastaminen, korjaaminen ja poistaminen: 

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa hänestä tallennetut henkilötiedot. Rekisteröidyn pyynnöstä oikaisemme, poistamme tai täydennämme käsittelyn tarkoituksen kannalta virheelliset, tarpeettomat, puutteelliset taivanhentuneet henkilötiedot.

Tietojen siirtäminen järjestelmästä toiseen: 

Rekisteröity voi saada antamansa henkilötiedot siirretyksi itselleen tai toiselle rekisterinpitäjälle ottamalla yhteyttä tämän rekisteriselosteen alussa mainittuun osoitteeseen. Edellytyksenä kuitenkin on, että kyse on tiedoista, jotka rekisteröity on antanut, ja niitä käsitellään automaattisesti suostumuksen tai sopimuksen perusteella.

Suostumuksen peruuttaminen: 

Rekisteröity voi peruuttaa suostumukseen perustuvien tietojen luovuttamiseen antamansa suostumuksen milloin tahansa ottamalla yhteyttä tämän rekisteriselosteen alussa mainittuun osoitteeseen taikka muilla erikseen tarjotuilla keinoilla. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta käsittelyyn, jota tehdään esimerkiksi lain velvoitteiden noudattamiseksi.

Valitusoikeus: 

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus viranomaiselle, mikäli hän katsoo, että hänen tietojaan on käsitelty tämän rekisteriselosteen ja kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön vastaisesi. Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot löytyvät tämän rekisteriselosteen lopusta.

Tietojen luovutukset

Voimme luovuttaa työntekijän tai asiakkaan henkilötietoja muun muassa alla esitetyissä
tapauksissa:

Viranomaiset: 

Voimme luovuttaa henkilötietoja toimivaltaisten viranomaisten tai muiden
tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, kulloinkin voimassaolevaan lainsäädäntöön
perustuvalla tavalla. Esimerkiksi verottajalle voidaan luovuttaa maksu- ja tilitietoja.

Sopimuskumppanit:

Voimme luovuttaa asiakkaiden henkilö- tai kiinteistötietoja työn suorittamista varten ja työntekijöiden nimi- ja yhteystietoja asiakkaalle työtehtävien suorittamista varten.

Suostumus:

 Voimme luovuttaa rekisteröidyn tietoja muille kolmansille osapuolille, mikäli
rekisteröity on antanut siihen suostumuksensa esim. henkilö- ja yhteystiedot koulutuksen
järjestämistä varten. Käyttäessämme tietojen käsittelyssä alihankkijoita, takaamme sopimusjärjestelyin, että tietoja käsitellään kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön ja tämän rekisteriselosteen mukaisesti. Alihankkijat käsittelevät tietoja meidän lukuumme, eivätkä ne saa käsitellä tietoja omiin tarkoituksiinsa.

Tietojen säilytysaika

Säilytämme rekisteröidyn tietoja niin kauan kuin on tarpeen yllä määriteltyjen tarkoitusten
toteuttamiseksi kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti. Rekisteröity voi myös itse
vaikuttaa tietojen säilytysaikaan tässä tietosuojaselosteessa kuvattujen vaikutusmahdollisuuksien kautta huomioiden lainsäädännön edellyttämät määritelmät.

Säilytämme tietoja vähintään työ-/asiakassuhteen keston ajan. Työ-/asiakassuhteen
päättymisen jälkeen säilytysaika riippuu tiedosta ja sen käyttötarkoituksesta.Voimme olla
velvoitettuja säilyttämään joitakin rekisteröidyn henkilötietoja noudattaaksemme kirjanpito- tai
muuta pakottavaa lainsäädäntöä myös asiakkuuden tai muun henkilötietojen käsittelyperusteen
päättymisen jälkeen.

Tietosuojaselosteen muuttaminen

Kehitämme toimintaamme jatkuvasti ja pidätämme siksi oikeuden muuttaa tätä
tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä edellä mainituille asianomaisille ja lisäksi
internetsivuillamme. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen.
Pyydämme rekisteröityjä tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti.

Yhteydenotot

Tähän rekisteriselosteen liittyvät tiedustelut voi lähettää rekisteriselosteen alussa mainitulle henkilölle.

Valvontaviranomaisen yhteystiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs. 00520 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
Vaihde: 029 56 66700
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi